Δωρεάν εργαλεία για αποτελεσματικό Mentoring

Πώς να κάνετε τη συμβουλευτική παιχνίδι!

Η κοινωνική εκδήλωση του Greek Women in STEM του προηγούμενου μήνα ήταν αφιερωμένη στα εργαλεία καθοδήγησης. Μετά τις γόνιμες συζητήσεις που είχαμε, και σε συνδυασμό με το προηγούμενο άρθρο μας 5 εργαλεία για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, σχετικάα με εργαλεία που βοηθούν στην παραγωγικότητα, σκεφτήκαμε να μοιραστούμε ανοιχτά τι μας βοηθά ως μέντορες (mentors) να χτίσουμε αποτελεσματικές σχέσεις καθοδήγησης με τους συμβουλευομένους μας (mentees). 

Πώς μπορεί ένας κύκλος συμβουλευτικής να είναι αποτελεσματικός;

Ας ξεκινήσουμε από το τι θεωρούμε εμείς ότι είναι αποτελεσματικό mentoring. Πιστεύουμε ότι είναι ένα συνονθύλευμα αλληλένδετων και απαραίτητων χαρακτηριστικών  τόσο των μεντόρων όσων και των mentees κατά τη διάρκεια ενός συμβουλευτικού κύκλου. Αυτά τα χαρακτηριστικά είναι (βλέπε και διάγραμμα πιο κάτω):

• Η σωστή οργάνωση στη δομή της σχέσης που αναπτύσσεται και η ξεκάθαρη θέση στόχων
• Η συνοχή στις συναντήσεις, τόσο όσον αφορά τη συχνότητα αλλά και τον τρόπο προσέγγισης των συζητήσεων
• Η αμέριστη προσοχή και ενεργή συμμετοχή κατά τη διάρκεια των συναντήσεων
• Η ευελιξία ως προς τις ανάγκες και τη διαθεσιμότητα
• Ο σεβασμός ως προς το χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται
• Ο ειλικρινής απολογισμός στο τέλος κάθε κύκλου, όσον αφορά τα επιτεύγματα, τα κενά και τα σημεία βελτίωσης

Για  παράδειγμα,  το να κανονίζουμε τις συναντήσεις μας την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα μπορεί να μειώσει το άγχος σχετικά με την παρακολούθηση της συνάντησης, να δημιουργήσει την απαραίτητη σταθερότητα και εμπιστοσύνη και να δώσει περισσότερη ενέργεια και προσοχή για αυτό που πραγματικά έχει σημασία: να χτίσουμε μια δυνατή σχέση με  τις/τους mentees μας.

Να σημειώσουμε ότι τα παραπάνω αφορούν στην πρακτική πλευρά του mentoring και όχι στην ουσία και σημαντικότητα του mentoring, για το οποίο έχουμε μιλήσει σε άλλα άρθρα.

Πώς μπορούμε να κάνουμε το mentoring πιο στοχευμένο, δημιουργικό και διασκεδαστικό με δωρεάν ψηφιακά εργαλεία;

• Με σημειώσεις και στοχευμένες λίστες με στόχους 

Εργαλεία όπως τα Apple Notes, Notion, Google Docs, Microsoft ΟneNote βοηθούν στο να σημειώνουμε  και να θυμόμαστε  τι έχει συζητηθεί σε κάθε συνάντηση. Μπορούν εύκολα να μοιραστούν και προσφέρουν ευελιξία. Εξάλλου, είναι σημαντικό και άκρως απαραίτητο να συλλέγουμε την πληροφορία που μας δίνεται σε κάθε συνάντηση ώστε να δίνουμε την απαραίτητη προσοχή στα ζητήματα που μας εμπιστεύονται οι mentees μας.  Τα παραπάνω μπορούν να χρησιμεύσουν και ως  to-do list σε περίπτωση που έχουν συμφωνηθεί επόμενα βήματα και δράσεις. Το αγαπημένο μας εργαλείο, ακόμη και εδώ στην ομάδα Greek Women in STEM, είναι το Trello, που είναι εύκολο στη χρήση, παρέχει την ελευθερία  να κατηγοριοποιούμε τις δράσεις και τα καθήκοντα μας, καθώς και να θέτουμε προθεσμίες στην ανάθεση εργασιών. Εμείς χρησιμοποιούμε συχνά το μοντέλο Kanban στο Trello: τι πρέπει να κάνουμε (to do), τι κάνουμε τώρα (doing), και τι έχουμε ολοκληρώσει (done). 

• Με διάδραση και mind maps

Εργαλεία όπως το Google Jamboard και Miro, χρησιμεύουν στην αλληλεπίδραση όντας ένα εργαλείο ιδανικό για την καταγραφή ιδεών (brainstorming)  και τη δημιουργία vision boards κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εργαλεία όπως τo SimpleMind χρησιμεύουν στο να οργανώνουμε  τις σκέψεις και συζητήσεις μας, ειδικά για mentees που θέλουν να αποφασίσουν μεταξύ πολλών επιλογών. Για παράδειγμα, πολλές/οί mentees αναζητούν καθοδήγηση όσον αφορά στο τι εμπεριέχεται στην επιλογή διδακτορικού, τι στην εξεύρεση εργασίας και πώς συγκρίνονται αυτά τα δύο.  

• Με οργάνωση στις συναντήσεις

Το Calendly και το Doodle μπορούν να χρησιμεύσουν στο να δημιουργηθεί ένα συνεπές πρόγραμμα συναντήσεων κατά τη διάρκεια του συμβουλευτικού κύκλου, καθώς μας βοηθούν να ορίζουμε εύκολα τις συναντήσεις σε  κοινές διαθέσιμες ώρες.  Για παράδειγμα, πολλές/οί  μέντορες θέτουν ελεύθερες ώρες στο Calendly ώστε οι mentees να μπορούν απευθείας να κλείνουν ραντεβού. 

• Με S.W.O.T. Analysis 

Η ανάλυση SWOT αποσκοπεί στον προσδιορισμό δυνατών σημείων,  αδυναμιών και ευκαιριών. Συνήθως χρησιμοποιείται στη διαχείριση διαφόρων projects. Παρόλα αυτά, η εν λόγω ανάλυση είναι συχνά πολύ ωφέλιμη  για οπτικοποίηση, συνειδητοποίηση δυνατοτήτων και σημείων εξέλιξης αλλά και για καθορισμό στόχων και απαραίτητων δράσεων για προσωπική και επαγγελματική εξέλιξη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα παραπάνω εργαλεία για να αποτυπώσετε την ανάλυσή σας και να την επεξεργαστείτε διαδραστικά. 

Εν κατακλείδι, υπάρχουν πολλά εργαλεία για να κάνουμε πιο αποδοτικό και δημιουργικό το mentoring, αλλά η χρήση και η αποτελεσματικότητα αυτών άπτεται στη διακριτική ευχέρεια κάθε μέντορα και στις ανάγκες κάθε mentee. Αυτό δεν αναιρεί φυσικά τις περιπτώσεις που το μόνο που χρειάζεται είναι μια απλή, όμορφη συζήτηση. Σκεφτείτε τα παραπάνω ως μερικά χρήσιμα εργαλεία να έχετε στη συλλογή σας ως μέντορες, ως επέκταση των δυνατοτήτων σας ή ως τους άσσους στο μανίκι σας!  

Θα χαρούμε πολύ να μάθουμε ποια από αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιείτε και πώς, πώς σας φάνηκαν αν τα χρησιμοποιήσατε πρώτη φορά ή άλλα εργαλεία και μεθόδους που βρίσκετε αποτελεσματικά στο mentoring. Επικοινωνήστε μαζί μας μέσα από τα κανάλια μας!
 

Το άρθρο συντάχθηκε από τις Τατιάνα-Χαρίκλεια Στυλιάρη και Κατερίνα Μπριτζολάκη.